Comment réussir l’archivage de documents administratifs en entreprise ?

Vous avez des difficultés pour gérer vos archives, les documents administratifs et comptables de votre entreprise ? Découvrez ici quelques astuces qui vous permettront de pallier ce problème.

Identifier les documents à archiver

Loin d’être une simple formalité, l’archivage des documents administratif et comptable est une obligation légale. Elle vous permet de garder des traces écrites ou électroniques de tous les documents produits par votre entreprise, quelles que soient leurs utilisations. Ces données conservées pourront vous servir plus tard de preuves juridiques exploitables en cas de conflits ou de problèmes judiciaires. Ainsi, pour réussir l’archivage de vos documents, la première chose à faire est d’identifier clairement vos besoins en termes d’archivage. Pour ce faire, il vous faudra identifier et répertorier les informations indispensables à archiver, telles que les documents comptables, les documents légaux, etc. Vous devez ajouter à ces données tout ce qui a rapport avec le passé et l’histoire de l’entreprise. Une fois les informations répertoriées, il vous faudra les stocker par numérisation ou dans un coffre-fort en fonction des moyens disponibles dans l’entreprise.

Authentifier les documents de votre archive

L’authentification est indispensable pour que l’ensemble des données que vous avez archivées puisse un jour être utilisé dans un cadre juridique. Pour ce faire, il vous faudra commencer par mettre au point un système de rangement et de nommage. Ainsi, la recherche des documents archivés se fait sans grande difficulté. Ensuite, pour donner une valeur juridique et légale à vos documents archivés, il vous faudra prendre soin de les dater et vous assurer que leur auteur soit identifiable à tout instant. Par ailleurs, il vous faudra également veiller à ce que tous ces documents comptables et administratifs respectent les exigences juridiques en vigueur dans votre pays.

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